home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD School House 9 / CD School House 9.0 - Wayzata Technology (1994).iso / pc / dos / teachaid / apptbook / manual.doc < prev    next >
Text File  |  1992-05-27  |  10KB  |  201 lines
  1.                                 Appointment Book
  2.                                   Version 1.0
  3.                        Copyright (c) 1992 Silicon Systems
  4.  
  5.  
  6. This file contains general information regarding the Appointment 
  7. Book application.  Its purpose is to familiarize the user with the
  8. aspects of the Appointment Book application.  It is not intended to
  9. be a substitute for the application users's manual.  The user's manual
  10. can be obtained by registering the product (See below).
  11.  
  12. The Appointment Book application is a general purpose appointment maker
  13. which can be used in a small business or home environment.  It easily allows
  14. the user to keep track of appointments for up to 10 office members per
  15. appointment book (multiple appointment books are allowed).  The Appointment
  16. Book application makes it easy for the user to Enter, Edit, Delete (single
  17. or selected range) appointments, as well as Search for an existing
  18. appointment, Search for an open appointment for a designated office
  19. member, Print appointments, and many other features which allow the
  20. office (or home) user to easily maintain a appointment schedule for 
  21. every office member.
  22.  
  23. To run Appointment Book, copy the files from the distribution diskette
  24. to an appropriate sub-directory on your hard drive (Appointment Book
  25. will also run from a floppy drive, at the expense of speed).  After
  26. copying the files, type "APPTBOOK".  There are no command line parameters.
  27.  
  28. When Appointment Book first comes up, a blank window will be displayed
  29. with a menu structure at the top.  To activate the menu, the user can
  30. press the ESCAPE key or use the mouse to select a desired menu item.
  31.  
  32. When an appointment book is opened, the user is given a display of the
  33. current day's appointments.  Appointment displays are broken into 2 
  34. windows (Morning View and Afternoon View).  Thse user can toggle back
  35. and forth from each view by using the F1/F2 keys.  Appointments are shown
  36. in 10 minute intervals.  Each appointment is displayed in reverse video
  37. next to the appointment time for the duration of the appointment.  
  38.  
  39. If a time slot contains an appointment for more that one office member, an
  40. asterisk will be displayed next to the appointment time slot, indicating
  41. to the user that there is more data to be seen (the user can use the
  42. Configuration function to only view on office member appointments, or
  43. use the Edit function to quickly bring up a list of today's appointments
  44. to view any hidden appointments).
  45.  
  46. If an more than one appointment at the same time has been made for the
  47. same office member, the application will display the times for which there
  48. is a conflict in red (reverse video for monchrome monitor users).
  49.  
  50. A line at the bottom of the appointment book window gives the user
  51. the shortcut keys to perform the most common functions.
  52.   
  53.  
  54. The following paragraphs give a brief explanation of each function
  55. of the Appointment Book application.
  56.  
  57. FILE
  58. ====
  59. The FILE submenu contains the following functions :
  60.  
  61.  
  62.    New   -> Allows the user to create a new appointment book.
  63.             The user is prompted to enter the name of the appointment
  64.             book for creation.
  65.  
  66.    Open  -> Allows the user to select an appointment book to open.  A
  67.             file dialog box will appear.  The user can select from a
  68.             list of files in the current directory, or use the dialog
  69.             box to traverse the directory tree to find the appropriate
  70.             appointment book.
  71.  
  72.    Close -> Allows the user to close the currently open appointment
  73.             book.
  74.  
  75.    Delete-> Allows the user to delete an appointment book.  A file dialog
  76.             box (the same as "Open") will appear.  The user can select
  77.             an appointment book to delete.
  78.  
  79.    Print -> Allows the user to selectively print a range of appointments
  80.             for a single (or all) office member(s).
  81.  
  82.    Exit  -> Exits the Appointment Book application.
  83.  
  84.    About -> Displays the Appointment Book About Box.
  85.  
  86.  
  87.  
  88. EDIT
  89. ====
  90. The EDIT submenu contains the following functions :
  91.  
  92.     Add   -> Allows the user to add an appointment.  The user can select
  93.              a standard or recurring appointment.  Afterwards, an input form
  94.              is displayed, allowing the user to enter the appointment
  95.              data.  When completed, the user can press F10 to accept the
  96.              appointment.  If a recurring appointment was chisen, the user
  97.              is prompted for the type or recurrence and the number of
  98.              appointments to add.  The application will check for clashes 
  99.              in the appointment book for the scheduled office member.  If a
  100.              conflict is present, the user will be warned of the
  101.              clash, and prompted to see if the user really wishes
  102.              to proceed.  Added appointments are added directly to the
  103.              appointment book and are immediately accessible.
  104.  
  105.     Delete -> Allows the user to delete an appointment on the currently
  106.               viewed day.  A scrollable list box will appear.  The user
  107.               can select from one of the listed appointments.
  108.  
  109.     Edit   -> Allows the user to edit an appointment on the currently
  110.               viewed day.  A scrollable list box will appear.  The
  111.               user can select from one of the listed appointments.
  112.               Appointment conflicts will be checked for if any of
  113.               the appointment data is changed.
  114.  
  115. Remove From-> Allows the user to delete a range of appointments for a
  116.               designated office member.  An input form will be displayed
  117.               for the user to enter the start/end dates for the deletions.
  118.               The user will also be prompted to enter the office member
  119.               (All Office Members is also an option) of the appointments
  120.               to delete.
  121.  
  122.  
  123.  
  124. SEARCH
  125. ======
  126. The SEARCH submenu contains the following functions :
  127.  
  128.  Find Open Appointment -> Allows the user to search for an open appointment
  129.                           slot on any date by entering the appointment 
  130.                           day, duration, office member.  Open time slots
  131.                           will be displayed in a list box.  The user can
  132.                           select an item from the list box.  Once selected,
  133.                           the user will be taken to the Add Record function
  134.                           input form to add an appointment at the selected
  135.                           time slot.
  136.  
  137.  Find Scheduled        -> Allows the user to search for a scheduled
  138.       Appointment         appointment by entering A Last Name (if left
  139.                           blank, all appoinments will be used), Office
  140.                           Member, and Search Start/End date.  The user will
  141.                           be given a list of appointments which match
  142.                           the given criteria.  If the user select an item
  143.                           from the list, the application will get the
  144.                           desired record and allow the user to edit
  145.                           the record.
  146.  
  147.  Gantt View            -> Displays a Gantt View of the currently viewed days
  148.                           appointments.  The user can use the left/right
  149.                           arrow keys to move within the Gantt window.
  150.  
  151.  
  152. VIEW
  153. ====
  154.  Next                  -> Moves the user to the next day.  This day will
  155.                           then be the currently viewed date for appointments.
  156.  
  157.  Goto                  -> Allows the user to enter a date to goto.  The
  158.                           date entered will then be the currently viewed 
  159.                           date for appointments.
  160.  
  161.  Morning View          -> Selects the morning view window.
  162.  
  163.  Afternoon View        -> Selects the afternoon view window.
  164.  
  165.  
  166.  
  167. OTHER
  168. =====
  169. Configure      -> Allows the user to set configuration parameters
  170.                   for the appointment book.
  171.  
  172.                   1) Office Name
  173.                   2) Workday Start
  174.                   3) Workday End
  175.                   4) Def. Appointee
  176.                         Office member which is automatically brought
  177.                         up as the default office member when adding
  178.                         an appointment.
  179.                   5) Display Mask
  180.                         Office member to display appointments for on the
  181.                         morning/afternoon view window. All Office Members
  182.                         will display all appointments.
  183.                   6) Office Members
  184.                         A list of up to 10 office members for this
  185.                         appointment book.
  186.  
  187. System Information
  188.                -> Displays information regarding the system's display
  189.                   adapter, current drive, free disk space, etc.
  190.  
  191. Compress Database
  192.                -> Allows the user to compress a selected database.  This is
  193.                   useful after many add/delete operations.  Compress will
  194.                   squeeze out any non-contiguous unused space from the
  195.                   database for optimum disk utilization.  This function can
  196.                   also be used to recover a damaged database (although this
  197.                   function can recover damaged database information, not ALL
  198.                   information from such a database might be recoverable
  199.                   dependant upon the circumstances).
  200.  
  201.